۱۰ توصیه کاربردی برای افزایش بهره‏‏‌وری تیم

دنیای اقتصاد در مطلبی نوشت: کار گروهی موثر، کلید موفقیت اکثر مشاغل است. ایجاد یک تیم کارآمد، سخت اما شدنی است. با توسعه یک برنامه محکم و یک رویکرد متواضعانه، می‌توانید تیم خود را کارآمد کنید و آن را در مسیر موفقیت قرار دهید. در ادامه به نکاتی اشاره می‌‏‌کنیم که به شما کمک می‌کند میزان کارآمدی و اثربخشی تیم خود را افزایش دهید. 

۱- مهارت‌های شنیداری را توسعه دهید. گوش دادن یکی از اساسی‌ترین مهارت‌هایی است که برای موثر و کارآمد بودن در کار روزمره و زندگی شخصی‌مان به آن نیاز داریم. اما اغلب به اهمیت این مهارت توجهی نمی‌کنیم یا اعتبار کمی برای آن قائل هستیم. تیمی که اطلاعات را می‌شنود و دریافت می‌کند بهتر می‌تواند آن را پردازش کند و آن ایده‌ها، افکار و نظرات را به عمل تبدیل کند. هر عضو باید فعالانه گوش کند تا با کاهش سوءتفاهم‌ها به کارآمدتر شدن خود و ارتقای عملکرد تیمی کمک کند. همچنین گوش دادن فعال نه تنها باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی می‌شود، بلکه از سردرگمی و یکنواختی جلسات، بحث‌ها و به‌روزرسانی‌ها کاسته خواهد شد. 

۲- ارتباطات را بهبود بخشید. پس از گوش دادن نوبت صحبت کردن، بازخورد دادن و برقراری ارتباط موثر است. برقراری ارتباط موثر و بیان شفاف خواسته‌ها و انتظارات، اثربخشی را بهبود می‌بخشد. بدون ارتباط شفاف، اعضای تیم ممکن است وظایف محول‌شده را درک نکنند و این می‌تواند باعث کار اضافی و ناامیدی شود. باز کردن خطوط ارتباطی باعث افزایش شفافیت و صداقت در یک تیم می‌شود و سوءتفاهم‌ها را به حداقل می‌رساند. تیم‌هایی که به خوبی ارتباط برقرار می‌کنند، می‌توانند اختلافات را بهتر مدیریت کنند و راه‌حل‌های موثرتری بیابند. با برقراری ارتباط زودهنگام و مکرر، به احتمال زیاد ورودی‌های ارزشمند بیشتری از منابع مختلف دریافت خواهید کرد که می‌تواند به یافتن راه‌حل‌های خلاقانه کمک کند. 

۳- جلسات کارآمدتری برگزار کنید. اگر می‌خواهید تیم کارآمدتری بسازید، باید الگوی قوی‌تری داشته باشید که همه بتوانند به راحتی از آن پیروی کنند. یک راه موثر برای انجام این کار، برگزاری جلسات کارآمد و موثر است. همه ما تجربه حضور در جلساتی با برنامه‌ریزی ضعیف را داشته‌ایم. جلسات طولانی و بی‌حاصل که هدف و خروجی مشخصی نداشتند یا جلساتی که می‌شد با یک ایمیل یا تلفن بهتر آن را مدیریت کرد. تنظیم دستور جلسه، دعوت از شرکت‌کنندگان مرتبط، برنامه‌ریزی برای مشارکت اعضا و حذف موارد غیرضروری از جلسات، نوشتن صورت‌جلسه، هدایت موثر جلسات، مکان مناسب، رعایت زمان شروع و پایان اعلام شده، کوتاه بودن زمان جلسات، پیگیری مصوبات جلسه یک نقطه شروع عالی است. اقداماتی را انجام دهید که جریان جلسات را بهبود بخشد. 

۴- روش‌های انجام کار را بررسی کنید و به چالش بکشید. هر تیمی با توجه به شرایط، از استانداردها و دستورالعمل‌های کاری متفاوت و مختص خود استفاده می‌کند. می‌توانید با به چالش کشیدن این هنجارهای عملی، به کاهش ناکارآمدی‌ها و ایجاد یک فرآیند ساده‌تر کمک کنید. به عنوان مثال، می‌توانید با تعریف فرآیند دورکاری، ایجاد ساعات کاری شناور، پیاده‌سازی سیستم‌های نوین کاری، برگزاری جلسات چابک، ساده‌سازی فرآیندها، حذف راه‌حل‌های غیرضروری و تفویض اختیار اصولی، گام‌های موثری برای تحقق این امر بردارید. 

۵- از اقدامات گذشته درس بگیرید. ارزیابی پروژه‌ها و دستاوردهای گذشته راهی عالی برای یادگیری و ارتقاست. با نگاه به عملکرد گذشته خویش و بررسی یک پروژه تمام‌شده و شناسایی ناکارآمدی‌ها و برجسته کردن رفتارهای مثبت به اطلاعاتی مهم دست می‌یابید. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند در مورد نحوه عملکرد تیم خود، مشکلات احتمالی آینده و بهترین روش‌های انجام یک فعالیت، بینش بیشتری به‌دست آورید. 

۶- اهداف مشترک و مشخص ایجاد کنید. کارآمدترین تیم‌ها با هم برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می‌کنند. اهداف مرتبط ایجاد کنید و با هم به اشتراک بگذارید تا همه تیم اهداف و نتایج مورد انتظار از خود را درک کنند. این کار برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و پروژه‌ها را بسیار آسان‌تر می‌کند و به تیم شما امکان می‌دهد بیشتر روی کار تمرکز کنند. این اهداف باید به خوبی تعریف و مشخص شوند تا اعضای تیم بتوانند کار و فرآیند خود را با در نظر گرفتن اهداف برنامه‌ریزی کنند. یادمان باشد هدف خوب باید مشخص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، دست‌یافتنی (Assignable)، واقع‌بینانه (Realistic) و محدود به یک بازه زمانی (Time-related) یا SMART باشد. 

۷- نقاط قوت و ضعف اعضای تیم را بشناسید. هر یک از ما در جنبه‌های خاصی از کار خود تسلط بیشتری داریم و واضح است که وقتی نفرات با توانمندی‌های مختلف در یک تیم جمع می‌شوند نمی‌توان توقع عملکرد صد درصدی از آن تیم را داشت. به عنوان یک رهبر سازمانی، تشخیص نقاط ضعف و قوت تیم و تمرکز بر نقاط قوت اشخاص در تیم و سپردن وظایف و مسوولیت‌ها با در نظر گرفتن توانمندی هر شخص اهمیت دارد. 

۸- سطح تعامل با اعضای تیم را بالا ببرید. سطح تعامل و مشارکت کارکنان با عملکرد شغلی، رضایت شغلی کلی و طیف گسترده‌ای از سایر معیارهای مرتبط با منابع انسانی ارتباط دارد. کارکنان متعهد و باانگیزه، مولدتر و در نتیجه کارآمدتر هستند. به عنوان یک رهبر یا مدیر تیم، برقراری تعامل منظم با اعضای تیم و ایجاد یک فضای باز و امن برای گفت‌وگوهای صریح و بی‌واسطه، بهترین راه برای اطمینان از بالا ماندن سطح مشارکت است. 

۹- روحیه کار تیمی را تقویت کنید. وقتی اعضای تیمی به خوبی با هم کار می‌کنند، از کاری که انجام می‌دهند لذت می‌برند، و ارزش تلاش‌های جمعی و فردی خود را می‌بینند، احتمالا به گروهی نزدیک تبدیل می‌شوند که کارآمدتر و موثرتر عمل می‌کند. تقویت روحیه تیمی اغلب دور از شعارها و کلیشه‌های رایج و خارج از اتاق‌های جلسه اتفاق می‌افتد. جشن گرفتن برای موفقیت‌های کوچک و بزرگ و تشویق تیم به عملکرد بهتر و نشان دادن اینکه عملکرد خوب تیم چگونه بر رشد و پیروزی‌های شرکت تاثیر می‌گذارد، از موارد افزایش روحیه کار تیمی است. 

۱۰- مهارت‌های رهبری سازمانی خود را تقویت کنید. سقف عملکرد یک تیم به اندازه ظرفیت و توانمندی کسانی است که آن‌ها را رهبری می‌کنند. رهبران سازمان مطمئنا در انتقال تصمیمات به تیم خود و اجرای برنامه‌هایی برای کمک به کارآمدتر شدن تیم با ایجاد الگوی خوب توانایی بیشتری دارند. ممکن است برخی از ما تصور کنیم برای رهبری سازمان استعداد ذاتی داریم و نیازی به تقویت مهارت‌های خویش نداریم. ولی این تصور اشتباه است. کسانی که در موقعیت‌های رهبری سازمانی هستند باید زمان بگذارند تا یاد بگیرند مهارت‌های خود را توسعه دهند. شرکت در دوره‌های مدیریت، خواندن کتاب یا یافتن یک مربی و کوچ، به توسعه فردی کمک می‌کند و در نهایت به کارآمدتر شدن تیم منجر می‌شود.

نویسنده: شعیب حسنی