چطور با مدیرِ مدیرمان یک جلسه موفقیت‏‏‌آمیز داشته باشیم؟

مشاور عزیز،

حدود یک سال است که در یک شرکت بزرگ استخدام شده ام. حدود ۵۰۰ نفر اینجا کار می‌کنند. شغل و محیط کارم را دوست دارم. در اینجا فرصت برای رشد و پیشرفت زیاد است و فکر می‌کنم با کمی تلاش و جلب رضایت مدیرم، می‌توانم پله‌های ترقی را طی کنم. نام او «آدری» است. با او رابطه خوبی دارم. اما شناخت چندانی درباره مدیر او، «آقای ریچاردز» ندارم. اگر ارتقا بگیرم ممکن است او مدیر آینده ام باشد. چطور باب آشنایی با او را باز کنم؟

پاسخ: دوست عزیز، وقتی از کارمند‌ها می‌پرسم «تو مدیرِ مدیرت را چقدر می‌شناسی؟» یا «چند بار پیش آمده که بدون حضور مدیرت با او وقت گذرانده باشی؟» اکثرا می‌گویند: «خیلی کم!» درست مثل تو. بسیاری از کارمند‌ها به ندرت مدیرِ مدیرشان را می‌بینند چه برسد به اینکه باب آشنایی را با او باز کنند. پیش از ادامه صحبتم، دوست دارم در مورد مفهومی صحبت کنم که راه را برایت هموار می‌کند: «مدیریت رو به بالا». خیلی از مردم تصور می‌کنند که مدیریت، یک فرآیند رو به پایین و محدود به افراد زیردست است و این فقط وظیفه مدیر است، اما این باور اشتباه است. ما چه کارمند باشیم و چه مدیر، باید بتوانیم روابطمان با افراد بالادستی را نیز مدیریت کنیم. به این فرآیند، مدیریت رو به بالا می‌گویند. در واقع، مدیریت رو به بالا یعنی ایجاد نفوذ و رابطه مثبت و ارزش آفرینی برای مدیر و کمک به او در انجام موثر کارهایش. مدیریت رو به بالا محدود به رابطه با مدیرت نیست بلکه شامل ارتباط سازی با مدیران بالادستی او نیز می‌شود و حتی می‌تواند تا راس هرم، یعنی «رئیس بزرگ» ادامه پیدا کند.

یکی از روش‌های موثر در ایجاد رابطه با این افراد، تشکیل جلسه «جهشی» است. جلسه جهشی یعنی یک جلسه دونفره بین تو و مدیرِ مدیرت. این جلسه می‌تواند فرصتی باشد که با یک مدیر ارشدتر که کمتر به او دسترسی داری، ارتباط بگیری. در مورد تو، آقای ریچاردز، فرد مورد نظر است. شاید فکر کنی که این روش، مختص کارکنان رده پایین است، اما نه. اتفاقا هرچه بالاتر بروی و در حرفه ات بیشتر پیشرفت کنی، این جلسات اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند. همزمان که دامنه مسوولیت‌ها و تاثیر اقداماتت بیشتر می‌شوند، تشکیل یک جلسه جهشی به تو اطمینان می‌دهد که تنها در نقش خودت تاثیرگذار نیستی بلکه همسو با اهداف بزرگ‌تر سازمانی و هر روز قابل مشاهده‌تر از قبلی.

اما چطور گفتگو‌های جهشی با افراد ارشد را ترتیب دهیم، حفظ کنیم و از آن‌ها به نفع خود و سازمان بهره ببریم؟

۱- فرهنگ را در نظر بگیر. من با افراد حرفه‌ای بسیاری صحبت کرده ام. برای خیلی از آن‌ها حتی تصور اینکه با مدیرِ مدیرِ خود صحبت کنند، ترسناک است. در آن لحظه، نسبت به خودت تردید پیدا می‌کنی و نگرانی که مبادا وقت او را تلف کنی یا «خود‌شیرین» به نظر برسی. این نگرانی‌ها قابل درکند. مدیریت رابطه با مدیرِ مدیرت، نیازمند ایجاد یک توازن به شکلی دقیق است. اگر از حدش بگذرد، ممکن است این‌طور به نظر بیاید که داری مدیر خودت را دور می‌زنی. پس مراقب باش و با احتیاط قدم بردار. قبل از اینکه برای جلسه با آقای ریچاردز برنامه ریزی کنی، به فرهنگ شرکتتان دقت کن و ببین چه برداشتی از چنین درخواستی می‌شود.

۲- مدیرت را وارد ماجرا کن. اگر تصمیم گرفتی ادامه دهی، شفافیت، مهم‌ترین اصل است. با آدری به صورت خصوصی و صریح صحبت کن و برایش توضیح بده که جلسه با آقای ریچاردز، چه سودی برای تیمتان و سازمان دارد. مثلا برایش بگو که این جلسه چطور کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌تر بگیری یا چطور از غافلگیری‌های دقیقه نودی که باعث اتلاف وقت و منابع می‌شوند، جلوگیری می‌کند. تاکید کن که قصدت، دور زدن او نیست بلکه درک و همسویی بیشتر خودت با سازمان است.

۳- اهدافت را مشخص کن. مدیران اجرایی پرمشغله اند. پس نباید بدون آمادگی به جلسه بروی و به وقتی که آقای ریچاردز برایت گذاشته، بی احترامی کنی. اهدافت را از قبل مشخص کن. آیا به دنبال شفاف سازی انتظارات هستی؟ درک فعلی ات از انتظارات را بنویس و از آقای ریچاردز بپرس که آیا تایید می‌کند یا باید تصحیح شود؟ آیا به دنبال راهنمایی هستی؟ چالش‌ها و فرصت‌های خاصی که سر راهت قرار می‌گیرند و راه‌حلی که معمولا به ذهنت می‌رسد را بنویس و از او بپرس که در گذشته، شرایط مشابه را چطور مدیریت کرده اند. آیا به دنبال ارائه اطلاعات هستی؟ خلاصه‌ای مختصر و واضح از داده‌ها ارائه بده. داده‌ها را طوری تنظیم کن که برای یک مدیرعامل جالب باشد. منظورم این است که روی تاثیر و نتایج تمرکز کن.

۴- سوالات قدرتمند تهیه کن. صرف نظر از اینکه چه چیزی از این گفتگو می‌خواهی، اولین وظیفه ات، گوش کردن است. طبق قانون هفتاد/سی پیش برو: ۳۰‌درصد از زمان را به صحبت‌های خودت اختصاص بده و اجازه بده سهم آقای ریچاردز، ۷۰‌درصد باشد. بیشتر از آنکه حرف بزنی، گوش کن تا از تجربیات و بینش او بهره ببری. از آنجا که تنها ۳۰‌درصد از زمان در اختیار توست، پس باید مختصر و هدفمند صحبت کنی. باید در این زمان، سوالات درست بپرسی که منعکس کننده تفکر استراتژیک تو باشند و باعث ابهام زدایی شوند. سوالاتی از این قبیل: از دیدگاه شما، مهم‌ترین چالش‌هایی که تیم ما باید به آن‌ها رسیدگی کند، چیستند؟ با توجه به استراتژی بلندمدت شرکت، نقش تیم ما در تکامل سازمان را چطور ترسیم می‌کنید؟ طبق مشاهداتتان، چطور می‌توانم در جایگاهم رشد کنم تا بتوانم از تیم خود و کل سازمان حمایت کنم؟ به کدام ترند‌ها و تحولات در بازار باید بیشتر توجه کنیم؟ ایجاد ارتباط حقیقی و معنادار با هر کسی، به‌خصوص مدیرِ مدیرت، نیازمند ادای احترام، صداقت و ابتکار مستمر است. قدردانی همیشه جادو می‌کند. پس همیشه پس از جلسه، یک ایمیل تشکر برای آقای ریچاردز بفرست و از او بابت وقتی که گذاشته، تشکر کن. نکات کلیدی گفتگو را نیز خلاصه کن یا توضیح بده که چطور بر اساس راهنمایی‌های او، برنامه ریزی کردی.

اگر قول داده‌ای که دوباره سر یک موضوع خاص، به گفتگو برگردی، به قولت وفا کن و نشان بده که آدم قابل اعتمادی هستی. می‌توانی از او بخواهی که این گفتگو‌ها هر سه ماه یک‌بار انجام شوند. برقراری ارتباط با مدیران ارشد، نیازمند استراتژی، تواضع و تلاش است؛ و در پایان دوباره تاکید می‌کنم که رهبری سازمانی، تنها مدیریت افراد پایین دست نیست بلکه مدیریت پیچیدگی‌های بالادست نیز هست.

منبع: دنیای اقتصاد

مترجم: مریم مرادخانی