فرآیند ایجاد انگیزه در سازمان

در میان بخش‌های مختلف یک سازمان، بزرگ‌ترین چالش‌ها مربوط به بخش منابع انسانی است؛ زیرا برخلاف سایر واحدها، مدیریت کارکنان خواستار توجه کامل به افکار، احساسات و عواطف آنان برای رسیدن به اهداف سازمان است. بهره وری بالا از مزایای بلند مدت کارکنان با‌انگیزه است. کارکنان باانگیزه سرمایه ارزشمندی برای سازمان هستند که ارزش زیادی را در راستای حفظ، تقویت، رشد کسب‌وکار و درآمد سازمان دارند. هرچیزی که انگیزه را در کارکنان تقویت کند، در نهایت منجر به افزایش بهره وری نیز خواهد شد.

به گزارش دنیای اقتصاد، انگیزه، افراد را به فعالیت عملی ترغیب می‌کند و محرک اصلی رفتار کارکنان در محیط سازمان است. انگیزه، الگو‌های رفتاری صحیح را شکل می‌دهد و سرچشمه‌های اصلی کیفیت فعالیت کارکنان در سازمان است. همچنین انگیزه، تا حد زیادی ذهنی است و احساسات ذهنی کارکنان را نشان می‌دهد. عوامل انگیزشی در سازمان، متغیر‌های شناختی هستند و به طرق مختلف باعث بروز رفتار‌های مختلف می‌شوند. انگیزه به طور مداوم به وجود می‌آید و جهت کلی رفتار فرد را تعیین می‌کند.

فرآیند ایجاد انگیزه در سازمان

۱- احساس نیاز یا نارضایتی. فرآیند انگیزش زمانی آغاز می‌شود که نیازی ارضا نشده در کارمند وجود داشته باشد. انگیزه، نیروی محرکه واقعی است که کارمند را قادر می‌سازد تا هر کاری را برای رسیدن به هدف خود انجام دهد. این نقطه شروع فرآیند انگیزش است؛ بنابراین نیاز‌ها و خواسته‌های کارکنان باید شناسایی و سپس درک شود؛ زیرا در غیر این صورت، فرد را از وضعیت فعلی خود ناراضی می‌سازد. نیاز‌های انگیزشی مانند محرک‌های بدن انسان از قبیل گرسنگی و تشنگی، فعال می‌شوند. همچنین این نیاز‌ها می‌توانند توسط محرک‌های خارجی مانند دیدن تبلیغات و آگهی ها، فعال شوند.

۲-تنش. وجود نیاز ارضا نشده به انسان تنش وارد می‌کند. هنگامی که یک نیاز یا انگیزه محقق‌نشده باقی می‌ماند، باعث ایجاد یک محرک داخلی قوی در کارکنان می‌شود که خواستار اقدام به این است که چگونه می‌توانم این کار را انجام دهم. این تنش باعث ایجاد میل به انگیزه در کارمند می‌شود و او شروع به جست‌وجوی جایگزین‌های مختلف برای ارضای این تنش می‌کند. زمانی که کارمند وارد مرحله تنش شود، بلافاصله او را به مرحله سوم فرآیند انگیزش، یعنی جست‌وجو می‌برد. کارمند فورا شروع به جست‌وجو در مورد اینکه چگونه می‌تواند این کار را انجام دهد، خواهد کرد.

۳- پس از جست‌وجو برای جایگزینی، کارمند شروع به رفتار مطابق با گزینه انتخابی می‌کند. مرحله بعد ممکن است به عنوان اقدام نامیده شود که اقدام، انجام منطقی سه مرحله اول فرآیند انگیزش است. پس از گذراندن مرحله انگیزه، تنش و جست‌وجو، نتیجه نهایی در مرحله عمل بروز پیدا خواهد کرد و کارمند را به سمت دستیابی موفق به هدفی می‌برد که انگیزه‌های او را برآورده می‌کند.

۴-کاهش تنش. پس از برآوردن نیاز، کارمند آسوده می‌شود و تنش او کاهش می‌یابد.

۵- بازخورد مرحله نهایی در فرآیند انگیزش است. این مرحله برای سازمان جهت دریافت بازخورد از کارکنان به منظور ارتقای آن‌ها برای بهبود محیط کار و سطح انگیزه کارکنانش بسیار مهم است. بازخورد، اطلاعاتی را برای تجدیدنظر یا اصلاح نیاز‌ها فراهم می‌کند. به عنوان مثال، اگر در یک کارمند نیاز به کسب درآمد بیشتر ایجاد شود، این نیاز او را بی قرار می‌کند و به این فکر می‌افتد که چگونه نیاز خود را برآورده کند. برای ارضای نیاز خود ممکن است به فعالیت بیشتر در سازمان فکر کند و ارتقا پیدا کند. اما فرآیند انگیزش با ارضای یک نیاز خاتمه نمی‌یابد. پس از برآورده شدن یک نیاز، نیاز دیگری ایجاد می‌شود و همین روند ادامه می‌یابد تا انواع نیاز‌های موجود در کارکنان، پدیدار شوند. موفقیت هر کسب و کاری در دست کارکنان با انگیزه است؛ بنابراین مدیریت باید مکانیزم‌های خاصی را برای حفظ انگیزه کارکنان خود تدوین کند. بر اساس مطالعات روان‌شناسی، روان‌شناسان نظریه‌های انگیزشی مختلفی را گردآوری کرده اند.

این نظریه‌ها به ما می‌گویند که یک کارمند چگونه رفتار می‌کند و چه چیزی او را تحریک می‌کند. برای اینکه راه به درستی طی شود باید نیاز‌ها به درستی شناسایی شوند. تغییرات شدید در محیط مستلزم بازبینی و اصلاح نیازهاست. معمولا، عملکرد کارکنان به وسیله سه عامل زیر تعیین می‌شود: توانایی، محیط و انگیزه. اگر هر کدام از این سه عامل کم یا ناقص باشند، عملکرد موثر غیر‌ممکن است. ممکن است یک مدیر کارکنان زیادی را تحت نظر داشته باشد که اتفاقا واجد شرایط هم باشند و بهترین محیط کاری را برای آنان تامین کند؛ اما عملکرد موثر نتیجه نخواهد داشت مگر اینکه زیردستان انگیزه خوبی داشته باشند. بنابراین، مدیریت از طریق انگیزه دادن به کارکنان برای تحقق اهداف سازمان می‌تواند فعالیت‌های مدنظر خود را به طور موثر انجام دهد.

مراحل ایجاد انگیزه در یک محیط حرفه‌ای

۱-یک مدیر باید انگیزه کارکنان را درک کند. انگیزه یک‌طرفه نیست. همان‌طور که کارکنان تشویق می‌شوند تا در جهت اهداف سازمان کار کنند، مدیریت نیز باید تشویق شود تا انگیزه کارکنان را درک کند. این رابطه متقابل، منجر به نتایج موثر می‌شود. مراحل ایجاد انگیزه، به بینشی عمیق‌تر از موضوعات معمولی سازمان نیاز دارد.

۲- ایجاد یک محیط یادگیری. تصور کنید یکی از اعضای تیم می‌خواهد روی پروژه‌ای کار کند که نیاز به استفاده از مهارت فنی دارد. سازمان می‌تواند با کمک به او در ایجاد این مهارت ها، از خواسته‌های او حمایت کند. فراهم کردن یک محیط یادگیری باعث ایجاد حس وفاداری در بین کارکنان و ایجاد انگیزه در آنان برای ادامه مسیر کاری می‌شود. مدیر می‌تواند به کارکنان انگیزه دهد تا به عنوان یک تیم کار کنند و از ترکیبی از مهارت‌های آن‌ها برای حل مشکلات استفاده کند. در نهایت، چند فکر بهتر از یک فکر است.

۳- مدیر باید درباره اهداف شخصی و سازمانی با کارکنان صحبت کند. هدف گذاری یکی دیگر از جنبه‌های مهم انگیزشی برای مدیریت است. مدیریت می‌تواند در مورد اهداف شخصی کارکنان بحث و تبادل نظرکرده تا آنان را با اهداف سازمان هماهنگ کند. هدف گذاری باعث شفافیت در مورد نقش‌ها و مسوولیت‌ها می‌شود.

۴- رهبری. عمل کردن به آنچه موعظه نام دارد، آشکارترین شکل انگیزه است. به عنوان مثال، اگر مدیر می‌خواهد کارکنان را به وقت شناس بودن تشویق کند، نمی‌تواند خود دیر کند و در ورود و خروج به سازمان نامنظم باشد. رهبری به معنای ترکیب و تمرین آن چیزی است که مدیریت سازمان تمایل دارد به کارکنان خود آموزش دهد. اگر کارکنان ببینند که مدیرشان کوشاست و سخت کار می‌کند تا به نتیجه برسد، تمایل بیشتری به دنبال کردن این رفتار خواهند داشت. همچنین اگر مدیر می‌خواهد برخی از ویژگی‌ها در کارکنان نهادینه شود، باید آن ویژگی‌ها را از خود به نمایش بگذارد؛ در این صورت متقاعد کردن کارکنان آسان‌تر خواهد بود.

۵- باید از تلاش تیمی قدردانی شود. کار گروهی بر پایه قدردانی متقابل از کار یکدیگر بنا شده است. پاداش و به رسمیت شناختن کارکنان کمک بزرگی به آنان و سازمان خواهد کرد. انتظار انجام فعالیتی بدون تشویق و ترغیب مدیران بالادستی، انتظاری بیهوده است. برانگیختن کسی به این معناست که به او گفته شود توانایی او بیشتر از چیزی است که به آن باور دارد. بنابراین، تصدیق تلاش آنها، یک راه ساده برای انجام آن است.

این‌ها تنها تعدادی از جنبه‌های متعدد فرآیند انگیزش هستند. فراموش نشود که انگیزه نیاز به کار گروهی، ارتباط باز و همکاری دارد و اهداف سازمانی نیازمند تلاش جمعی است. یک مدیر، مهم است که قبل از تصمیم‌گیری چند مورد را در نظر بگیرد، اینکه می‌شود با استفاده از فرآیند تصمیم‌گیری خوب این کار را به طور موثر انجام داد. مدیر باید تلاش کند تا با کلمات محبت‌آمیز و همدلی، روحیه تیم خود را تقویت و تیم خود را به سمت موفقیت هدایت کند.

تالیف: دکتر رحمان عابدین‌زاده‌نیاسر